Automatisation comptable : quel logiciel choisir ?

Automatisation comptable

La première étape dans le choix d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise est d’entreprendre une bonne analyse des besoins, qui couvrira à la fois les besoins de gestion et les besoins financiers. Cette analyse doit être large et se concentrer à la fois sur les questions évidentes et sur celles qui vous font vraiment réfléchir. Prenez votre temps pour cette étape importante, car la dernière chose que vous souhaitez est de devoir répéter ce processus au cours des deux prochaines années. Si votre croissance inattendue vous oblige à une automatisation comptabilité, c’est très bien, mais une bonne planification à ce stade peut vous éviter de devoir changer de logiciel trop tôt. Demandez de l’aide avant d’acheter quoi que ce soit.

Ce que vous devez savoir sur votre entreprise !

La première étape à franchir avant de choisir un logiciel cabinet comptable est de s’assurer que vous avez des connaissances financières. L’une des erreurs commises par les entreprises lors de l’achat d’un logiciel de comptabilité est de croire qu’elles n’ont pas besoin de connaître la comptabilité financière, car le logiciel le fera pour vous. Mais vous ne pouvez pas utiliser un logiciel de comptabilité s’il n’y a que des déchets à l’entrée et des déchets à la sortie. C’est le résultat que vous obtenez si vous ne comprenez pas ce que vous y mettez.

Un autre élément à prendre en compte est le type d’entreprise que vous exploitez. De nombreux secteurs d’activité ont des modules spécialisés ou des modules complémentaires parce qu’ils doivent conserver des données spécifiques. Si vous êtes un fabricant, par exemple, vous pouvez avoir besoin de comprendre la gestion des stocks, des pièces et de la main-d’œuvre. Si vous êtes un détaillant, vous pouvez également avoir besoin de connaître votre inventaire grâce à un programme de point de vente. Un cabinet médical a besoin de programmes spécialisés pour facturer les compagnies d’assurance, bien que beaucoup confient cette fonction à des intermédiaires et/ou des consultants. Visitez sogescot.com pour trouver une solution digitale pour votre entreprise.

Parlez à votre comptable et à votre personnel

Si votre entreprise a un comptable, qu’il s’agisse d’un consultant externe ou d’un comptable interne, il est bon de consulter cet expert avant de vous lancer dans un logiciel de comptabilité. Votre comptable peut être en mesure de vous recommander un logiciel qui fonctionne avec les programmes dont il dispose. En fait, certains comptables peuvent vous aider à configurer votre logiciel de comptabilité de façon à ce qu’il recueille les données dont ils ont besoin pour vous aider à remplir votre déclaration de revenus. Ils savent quel type d’entreprise vous avez et ce dont vous avez besoin. La plupart des comptables travaillent avec un logiciel particulier. Ils voudront que vous utilisiez ce même logiciel expertise comptable.

Votre service informatique est tout aussi important que votre comptable. Vous devez également comprendre votre situation physique. Les logiciels de comptabilité d’entreprise utilisent de grandes bases de données, généralement constituées de nombreuses tables de données différentes qui fonctionnent toutes ensemble, alors examinez bien votre espace disque. Plus vos données comptables augmentent, ce qui arrive rapidement, plus elles auront besoin d’espace. C’est le point le plus important à examiner, mais ce n’est pas le seul. Vous devrez évaluer l’âge de votre système, ainsi que vos procédures de sauvegarde et vos supports de stockage.

Connaissez vos limites budgétaires !

Votre budget est un élément clé à prendre en considération. Les logiciels standard sont tous très abordables. Cependant, lorsque vous commencez à vous intéresser aux logiciels de comptabilité spécifiques à un secteur, également appelés logiciels verticaux, les coûts ne cessent d’augmenter. La plupart des logiciels de comptabilité sont vendus par l’intermédiaire d’un revendeur à valeur ajoutée (VAR), qui peut faire une démonstration du programme et vous aider à l’installer, le configurer et le former. Le logiciel a un prix plus élevé parce qu’il a un marché plus petit que celui des logiciels de comptabilité génériques, et des frais de maintenance annuels sont nécessaires pour que vous receviez les mises à jour et les mises à niveau dès qu’elles sont produites. Vous devez également payer pour les services de VAR. Ces coûts doivent être pris en compte dans votre budget, si vous choisissez cette voie.

Créez votre liste de souhaits !

Maintenant que vous disposez d’un grand nombre d’informations, il est temps de vous asseoir et de documenter ce que vous voulez que le logiciel de comptabilité commerciale fasse pour vous. Bien sûr, vous ne trouverez probablement pas de logiciel de comptabilité d’entreprise qui réponde à tous les éléments de votre liste, vous devez donc décider de ceux dont vous pouvez vous passer. Il est important d’équilibrer les informations que vous avez reçues de tous ceux à qui vous avez parlé avec des informations factuelles et des points de vue objectifs. Les sites Web des fournisseurs de logiciels, tels que QuickBooks.com ou Cougarmtn.com, comprennent des listes détaillées de caractéristiques et de fonctionnalités, et des critiques objectives peuvent être trouvées sur des sites de confiance.

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