La technologie ne cesse d’évoluer au fur et à mesure que le temps passe. Elle occupe une place prépondérante dans la vie de l’être humain. Actuellement, elle est présente dans presque tous les secteurs spécifiques de la vie au quotidien, notamment dans le domaine professionnel. Effectivement, la plupart des entreprises s’efforcent actuellement à s’adapter à cette évolution de la technologie. La dématérialisation de certaines ou de l’ensemble des tâches à y réaliser fait partie des nouveaux procédés adoptés..
Dématérialisation des factures fournisseurs: en quoi consiste et fonctionnement?
Depuis quelques temps, il est devenu courant de dématérialiser les factures en entreprise, dont notamment celles des fournisseurs. Cette méthode consiste à cesser l’usage de papiers. Il s’agit d’une bonne méthode relative à la protection de l’environnement. En matière de dématérialisation, de nombreux procédés sont à adopter. Il y a la numérisation du document proprement dit ainsi que la signature électronique par les entités concernées. En outre, la dématérialisation des factures consiste à un envoi et une réception virtuelle, en se basant sur le format appelé Echange de Données Informatisées. Celle-ci consiste à faire circuler les diverses informations d’un ordinateur à un autre. Entre autre, la gestion de la facturation est assurée par l’intelligence artificielle. Aussi, la dématérialisation facture fournisseur concerne également l’optimisation du stockage de ces documents. Cette technique d’automatisation est devenue actuellement obligatoire pour les entreprises du secteur privé. Cela concerne surtout les relations en Business to Business. Dans le secteur public, cette méthode est également prévue par une réglementation mise en place en 2017.
Faire le bon choix de la solution de dématérialisation de factures fournisseurs
La sélection de la solution de dématérialisation des factures de fournisseurs est une étape importante pour une entreprise. Pour cela, de nombreux critères spécifiques sont à considérer. En premier lieu, il est primordial de vérifier si la solution est adaptée aux systèmes déjà utilisés par l’entité en question. En effet, s’ils ne sont pas compatibles, des dysfonctionnements en interne peuvent être observés. Le système doit aussi être conforme aux réglementations en vigueur. Il s’agit d’un autre point essentiel à bien prendre en compte. D’autant plus, il est aussi capital de vérifier le niveau de sécurisation des données, par le système. Il est mieux d’opter pour celui proposant des paramètres certifiés par des normes spécifiques. Pour le choix de la solution d’automatisation de la gestion des factures fournisseurs, il faudrait prendre en compte le fait qu’elle puisse traiter tous les formats de documents, utilisent des canaux très variés.
Pourquoi est-il astucieux de dématérialiser les factures de fournisseurs ?
Le traitement manuel de la facture des fournisseurs peut prendre plusieurs jours. Pourtant, avec une telle solution, il ne se fait que quelques minutes. Ainsi, il s’agit d’un moyen permettant au personnel de se focaliser davantage sur d’autres tâches beaucoup plus importantes pour l’entreprise. D’autant plus, la dématérialisation des factures fournisseurs assure une certaine traçabilité de ces documents. Effectivement, à un moment donné et pour des raisons variées, les factures des exercices comptables passés sont à revoir. Ainsi, grâce au stockage optimisé par le système de dématérialisation, les données sont accessibles à n’importe quel moment. L’automatisation de la facturation est aussi une façon d’accroître la productivité du personnel et d’assurer son efficacité. Cela s’explique par le fait que cette méthode simplifie le traitement des factures des fournisseurs. Aussi, les individus en charge de la comptabilité pourront travailler partout où ils le souhaitent. D’ailleurs, cette solution a été d’une grande aide lors de la crise sanitaire où la plupart de la population mondiale a dû être confinée.
De ce fait, la dématérialisation des factures fournisseurs fait partie des méthodes assurant la performance de l’entreprise en matière de comptabilité.