Comment utiliser un logiciel de facturation ?

De nos jours, de nombreuses compagnies choisissent de s’occuper de la gestion de leur facturation. Pour ce faire, elles ont généralement recours à un logiciel de facturation. Le programme en question doit être manipulé avec précaution pour éviter les mauvaises surprises.

Le paramétrage, un point à ne pas négliger

Avant de commencer à employer cet outil, il est primordial de le configurer correctement. Cette première étape est capitale pour réduire les risques d’erreur. Elle permet également d’exploiter pleinement les fonctionnalités de cette application.

Lorsque vous lancez le logiciel de facturation pour la première fois, il est recommandé d’y enregistrer les informations concernant votre société. Vous serez amené à remplir les champs suivants : le nom, l’adresse, le taux de la TVA, le numéro SIRET… La prochaine phase consiste à créer des profils utilisateurs pour les employés de votre entreprise. N’oubliez pas de définir leurs droits. Pensez aussi à programmer une sauvegarde automatique de votre base de données. En fonction de l’ampleur de vos besoins, vous pouvez paramétrer l’application pour qu’il le fasse chaque jour, chaque semaine, chaque mois…

Les manipulations de base

Sur la plupart des logiciels de facturation qui existent actuellement, il est possible de créer des dossiers « clients » et des fichiers « articles ». Pour limiter la marge d’erreur, il est préconisé de vérifier les informations inscrites sur chaque nouvelle fiche : le nom de la compagnie du client, ses coordonnées, le numéro de TVA… Sur certains programmes, vous pouvez prendre note des conditions tarifaires. Ainsi, les différentes remises seront prises en compte lors de l’établissement de la facture.

En général, ce type d’application utilise une méthode identique. Chaque article présent dans le dossier d’un client possède un code, une nature (il peut s’agir d’un service ou d’un bien), un petit descriptif, un prix d’achat et de vente, une famille ainsi qu’un taux de TVA.

Pour un emploi simple et sécurisé

De nombreuses sociétés choisissent de créer un modèle de factures. Cette solution permet un gain de temps considérable et réduit le risque d’erreur. Les logiciels de facturation proposent des modèles vierges. En plus d’être faciles à utiliser, ils sont personnalisables. Il est possible d’y insérer le logo de votre enseigne. En fonction de vos besoins, vous pouvez aussi changer la présentation visuelle de ce fichier. Par ailleurs, si son contenu ne convient pas à ce que vous recherchez, il vous suffira de le modifier. N’hésitez pas à créer différents modèles de factures pour exploiter pleinement le programme.

Les fonctionnalités d’un logiciel ERP
Bien choisir son logiciel de création de facture