Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais

note de frais

Pour se faire rembourser ses notes de frais, les salariés sont tenus de produire des justificatifs dont la nature est strictement définie.

Ces documents prouvent la bonne foi du salarié et démontrent que les dépenses générées ont été effectuées dans un cadre professionnel.

Ils sont une condition indispensable pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels.

Quels sont précisément ces documents ? Comment éviter de les perdre ou de les abimer ?

L’archivage numérique à valeur probante

 

Commençons par une bonne nouvelle : l’archivage numérique à valeur probante simplifie sensiblement la gestion de la  note de frais. Le principe est simple ; une facture numérisée en respectant certaines conditions précises peut être considérée comme valable.

En effet, grâce à cette loi, un document en format PDF peut être considéré comme un document conforme permettant de justifier une dépense.

Renforcée par un arrêté de mars 2019, cette mesure des Lois anti-fraude TVA et de la conformité des logiciels a été mise en place pour simplifier la gestion du justificatif de notes de frais ; en effet il apparait que 15% des notes de frais sont égarées abimées ou rendus trop tard, et ne peuvent pas être remboursées.

La Loi repose sur trois grands principes :

  • Authenticité du document, assurée grâce à l’horodatage et à la scellée (et à la signature électronique si nécessaire)
  • Intégrité des documents, garantie notamment par des procédures strictes sur le plan de la gestion des accès
  • Intelligibilité, assurée par le format PDF des documents

Une fois que la note de frais a été prise en photo, et traitée de façon sécurisée par une solution comme Expensya, il est possible de s’en débarrasser, l’original ne sera pas demandé.

En cas de contrôle fiscal, il suffit à l’entreprise de communiquer les coordonnées de son centre de stockage.

 

Comment rassembler ses justificatifs de note de frais

Les notes de frais sont composées de plusieurs documents :

  • Si le collaborateur utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels, les frais de déplacement pourront lui être remboursés. : essence, péage, stationnement. Pour cela le salarié devra indiquer :

Le lieu de son déplacement

Les motifs de son trajet

La puissance fiscale de sa voiture

La longueur du trajet (nombre de kilomètres parcourus)

C’est pourquoi le collaborateur devra garder tous les documents attestant du déplacement réalisé. Pour prouver le nombre de chevaux fiscaux de son véhicule, il devra également produire sa carte grise.

De même, si le collaborateur utilise un véhicule professionnel, il devra également remettre à la comptabilité les documents nécessaires : ticket de caisse pour le plein d’essence, reçu du péage …

  • Si le salarié prend un repas dans un cadre professionnel, il a la possibilité de se faire rembourser ses frais de repas. Pour cela, il doit communiquer un certain nombre de documents :

Ticket de caisse (il est possible pour l’entreprise d’indiquer précisément à son collaborateur un plafond de remboursement : par exemple l’entreprise rembourse jusqu’à 20€ par repas)

  Si une personne extérieure à la société est invitée par le salarié : nom et fonction de l’invité, nom de l’entreprise de l’invité

  • Les frais d’hébergement, qui peuvent inclure : nombre de nuitées passées à l’hôtel,  catégorie de la chambre, et si nécessaire les frais annexes liés au déplacement.

Cette dépense devant être justifiée par l’éloignement de l’hôtel par rapport au domicile du salarié, un justificatif de l’adresse de ce dernier peut être demandé.

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